In tempi lontani c’era un villaggio che aveva solo un pozzo per l’acqua potabile. Un giorno un cane cadde nel pozzo e morì. L’acqua divenne inquinata e imbevibile.
Gli abitanti, non sapendo cosa fare, si rivolsero al vecchio saggio per un consiglio.
Egli disse loro di tirar fuori 100 secchi d’acqua dal pozzo in modo che l’acqua pulita potesse arrivare alla superficie del pozzo. Gli abitanti del villaggio estrassero 100 secchi ma lo stato dell’acqua non cambiò.
Andarono allora di nuovo dal saggio, che suggerì di estrarre altri 100 secchi. Gli abitanti del villaggio obbedirono, ma l’acqua rimase fortemente inquinata. Tentarono per la terza volta di prendere altri 100 secchi, ma l’acqua non migliorò. Il saggio si chiese con sorpresa come mai l’intero pozzo fosse inquinato, anche rimuovendo quantità considerevoli di acqua. Poi gli venne un’idea estrema: “Ma avete rimosso il corpo del cane prima di prendere 300 secchi d’acqua?” Gli abitanti del villaggio sorpresi dissero: “No, ci hai solo consigliato di tirare fuori l’acqua, non il corpo del cane!!!”
MORALE:
Anche il Problem Solving ha dei problemi!
Spesso nella vita cerchiamo di risolvere i nostri problemi senza chiederci qual è la loro causa principale.
Crediamo di stare lavorando per risolvere il problema, mentre in realtà stiamo curando gli effetti collaterali del problema e non il problema stesso. Non partiamo da un’analisi del quadro generale del problema per comprenderne la radice.
Seguiamo i consigli che riceviamo, ma non usiamo il nostro cervello per valutare logicamente i consigli. Invece iniziamo ad agire alla cieca sulle soluzioni suggerite da altri senza chiederci se sono valide. Anche qui c’è da lavorare.
INIZIAMO DA QUI: CHE COS’È UN PROBLEMA?
Un problema è definibile come: “Una questione difficile da capire e da affrontare che richiede una soluzione”. E che cosa è il “problem solving” (in italiano, “risoluzione dei problemi”)? È l’insieme delle tecniche per risolverli.
I problemi, piccoli e grandi, sono il pane quotidiano nella vita di tutti noi e siamo pertanto tutti abituati a doverli affrontare. Ma non tutti siamo efficaci nello stesso modo nel risolvere situazioni critiche.
Ci sono persone più reattive, altre più riflessive; persone che sono capaci di aguzzare l’ingegno, e altre che vedono i problemi, ma faticano a razionalizzare una soluzione.
Oggi il mondo è diventato molto più complesso con la incombente trasformazione digitale e le altre fasi di transizione: questa complessità si riflette sia nella vita delle persone, sia nella vita delle organizzazioni economiche. e lo saranno sempre di più.
I problemi sono spesso al centro di ciò che molte persone e aziende devono fare ogni giorno: molte società, oltre ad avere i propri problemi interni, aiutano i loro clienti a risolvere i loro problemi. Una parte fondamentale del ruolo di ogni manager è quindi trovare il modo di risolverli.
VENIAMO AL SODO: SI PUÒ IMPARARE A RISOLVERE?
Molte persone hanno un’attitudine naturale alla soluzione di problemi, ma si tratta di una competenza che può essere acquisita, grazie anche all’applicazione di un metodo.
Esistono molti metodi, anche eccellenti. Il metodo proposto da WHARTON Magazine e descritto nell’articolo “The Eight Fundamentals of Problem Solving”, è a mio avviso uno dei migliori. Eccone un estratto.
GLI OTTO FONDAMENTI DELLA RISOLUZIONE DEI PROBLEMI
- Definisci il vero problema.
Questo è il punto fondamentale. Assicurati di risolvere il problema giusto. Toyota è per esempio giustamente famosa per la sua capacità di risolvere i problemi nel perfezionare i suoi sistemi di produzione. Secondo Toyota, la chiave del loro metodo è dedicare relativamente più tempo alla definizione del problema e relativamente meno tempo a capire la soluzione.
- Risolvi la causa principale del problema.
Non trattare i sintomi; risolvi la causa principale del problema. Esistono numerosi metodi per determinare le cause principali: mappatura delle cause, diagrammi a lisca di pesce, ecc. Per me, il più semplice ed efficace è utilizzare i “Cinque Perché”. Fai una domanda e ad ogni risposta chiedi. “Come mai?” ancora. In questo modo per cinque volte dovresti arrivare alla causa principale del problema.
- Usa un’ipotesi.
Dovresti fare un’ipotesi migliore sulla soluzione del problema proprio all’inizio del tuo processo: definire l’ipotesi iniziale. Quindi verifica questa ipotesi iniziale scavando in profondità per determinare se l’ipotesi è giusta o sbagliata e adattando l’ipotesi in base ai fatti.
- Scopri i fatti.
Ottieni i fatti per comprendere veramente la natura del problema e le possibili soluzioni. Fai l’analisi per lasciare che siano i fatti a parlare invece dell’istinto. Come dice Peter Cappelli di Wharton: “I miei studenti sanno che ogni volta che vai con il tuo istinto, stai facendo qualcosa di sbagliato”.
- Mantieni la soluzione semplice.
Qualsiasi soluzione a un problema deve essere poi realizzata dal tuo team. Quindi mantieni la semplicità. Essere in grado di spiegare la soluzione in modo chiaro e preciso in 30 secondi. Limita a tre gli elementi di azione per risolvere il problema. Scegli la soluzione che risolva l’80% del problema ma che sia implementabile al 100% dal team, piuttosto che una soluzione al 100% che è improbabile che venga mai implementata correttamente.
- Non reinventare la ruota.
Il plagio può essere positivo. Se qualcuno ha un’idea o un modo intelligente per risolvere il tuo problema, usala legalmente. La sindrome del “non inventato qui” è solo pura arroganza.
- Ottieni slancio nella risoluzione dei problemi.
In situazioni in cui hai più problemi da risolvere, cogli prima il frutto sulla parte bassa della pianta. Risolvi i problemi facili. Questo dà slancio a te e fiducia alla tua squadra.
- Considera il tempo.
Con qualsiasi soluzione, assicurati di fare prima ciò che deve essere fatto per primo e che la soluzione possa essere realizzata in un periodo di tempo ragionevole. Le soluzioni che richiedono più di qualche mese probabilmente falliranno. Lo slancio si esaurirà o il top management passerà a un’altra “questione critica”.
LESSON LEARNED
Bene! Essere un leader di successo non significa non avere problemi. Piuttosto, essere un leader significa sapere come risolverli in modo efficace man mano che si presentano.
Se non hai mai dovuto affrontare problemi, è molto probabile che la tua azienda non abbia davvero bisogno di una persona come te. Chi sostiene di non avere problemi, in realtà sta cercando di non affrontarli e di ignorarli sperando che vadano via da sé.
Ma Darnell Lamont Walker, scrittore statunitense, ci toglie l’illusione ricordandoci che “I problemi sono molto pazienti e sono capaci di resistere una vita intera!”.
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