Il valore (e la gestione) del tempo

Si parla molto di “gestione del tempo”. Ma chiediamoci, il tempo ha davvero valore? In realtà non lo paghiamo, non possiamo averne di più anche a prezzi esorbitanti, non possiamo venderlo ad altri che ce lo chiedono.

C’è una breve storia basata sul confronto fra il tempo e i biglietti aerei che può aiutarci a capire di più sulla generazione del suo valore. Eccola.

PICCOLA STORIA INSEGNA

Consideriamo per un momento il prezzo di un biglietto aereo.
Ogni aereo ha uno spazio limitato. E l’obiettivo della compagnia aerea è riempire il più possibile l’aereo.
Quando un aereo lascia il gate con posti vuoti, il prezzo di quei posti scende immediatamente a € 0,00.
Una volta che l’aereo decolla, l’opportunità di vendere i posti vuoti è persa per sempre e la compagnia aerea non ha più alcuna possibilità di ottenere un centesimo da questo asset.
Il valore di un posto su un aereo è direttamente correlato al fatto che sia occupato. Sia che il prezzo sia € 400,00 o € 40,00, il posto ha valore solo se c’è una persona seduta. Dopo il decollo, la possibilità di incassare il pagamento è storia passata.
Lo stesso si può dire del “tempo”.
Ognuno di noi ha una specifica quantità di tempo a disposizione.
Il tempo perso o sprecato non può più essere recuperato. È andato perduto nel momento in cui passa. Il valore di un minuto non utilizzato scende a zero quando il minuto trascorre.
Di qui l’importanza di imparare il valore del tempo e rendere speciale ogni momento della nostra vita.

Facciamo in modo che ogni minuto conti.

Le persone che padroneggiano la corretta gestione del tempo hanno più successo nella vita.

LEZIONI DALLA STORIA

Approfondiamo un po’ di più il tema.

Tutti sappiamo chi era Dwight Eisenhower: è stato il 34° Presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961. Militare di carriera, nella Seconda Guerra Mondiale giunse ad essere il comandante supremo delle truppe Alleate, guidando uomini e armi che si erano riuniti in una difficile e discorde coalizione di eserciti per sconfiggere la minaccia tedesca.

La sua grande abilità consisteva nel saper gestire la massiccia burocrazia di quelle situazioni in modo da raggiungere i suoi obiettivi, un’abilità il più delle volte espressa anche mediante severi “no” ai suoi generali. Dopo la guerra divenne Presidente degli Stati Uniti e lì fu l’oracolo della politica pubblica per un’America che emergeva dalla grande depressione causata dalla guerra mondiale.

Nulla delle altre cose che ha fatto, probabilmente, è stata però più lungimirante della sua reazione allo Sputnik russo. Al momento del lancio dello Sputnik, il programma spaziale americano che era disperso all’interno della sua stessa rissosa coalizione – l’esercito, la marina e l’aeronautica – metteva i rami militari l’uno contro l’altro per il controllo su finanziamenti e progetti. La soluzione che Dwight individuò fu quella di togliere la ricerca e lo sviluppo dalle mani dei tre rami militari e di affidarli a un “manager unico”, che riferisse direttamente al segretario alla Difesa. Egli emise il suo severo “no” ai rami militari dicendo: “Oggi non sto confermando le accuse di dannose rivalità nel servizio. Ma una cosa è certa. Qualunque cosa esse siano, l’America vuole che vengano fermate “.

GESTIRE IL TEMPO: SÌ, MA COME?

Perché parlo di Eisenhower affrontando il tema della gestione del tempo?

Perché la gestione del tempo è sostanzialmente il processo della sua pianificazione e del suo controllo al fine di incrementare l’efficienza, l’efficacia e la produttività.

Eisenhower, sulla base della grande esperienza accumulata nei molti e complessi progetti gestiti, ideò quello che oggi è chiamato “the Eisenhower Method”.

Usando il suo principio decisionale, i compiti sono valutati sulla base dei criteri “importante/non importante” e “urgente/non urgente” e quindi inseriti nei quadranti corrispondenti nella così detta “Matrice di Eisenhower”.

LA MATRICE DI EISENHOWER

URGENTE significa qualcosa che richiede attenzione immediata.

Un telefono che squilla è urgente. Molte persone non sanno resistere alla tentazione del telefono che squilla. Esse potrebbero essere sul punto di allontanarsi dal loro ufficio per prendere un aereo, ma se il telefono squillerà, daranno la precedenza a rispondere rischiando addirittura di perderlo.

IMPORTANTE invece è ciò che ha a che fare con i risultati.

Se qualcosa è importante, lo è perché contribuisce alla nostra missione e ai nostri valori.

Abbiamo visto che reagiamo preferibilmente alle questioni urgenti. Quelle importanti che non sono urgenti richiedono più determinazione per essere prese in considerazione.

Se però non abbiamo una chiara idea di ciò che è importante siamo facilmente spinti a rispondere solo a quelle urgenti.

Questi due concetti sono molto ben sintetizzati in questa frase di Stewart Brand: “Ciò che è urgente ti trova; ma tu devi trovare ciò che è importante. L’importanza non è veloce, ma è lenta. Non è superficiale, ma è profonda. E con riferimento ai risultati è estremamente potente. Quando cose importanti falliscono, ciò indebolisce ogni cosa. Quando hanno successo, ciò sostiene ogni cosa”.

COSA CONTENGONO I QUADRANTI?

Quadrante 1: Compiti Importanti/Urgenti da svolgere immediatamente e personalmente.

Per esempio crisi, problemi, scadenze.

Quadrante 2: Compiti Importanti/Non Urgenti da svolgere entro una certa data e personalmente.

Per esempio relazioni, pianificazioni, ricreazione.

Quadrante 3: Compiti Non Importanti che possono essere delegati. Per esempio interruzioni, incontri, attività varie.
Quadrante 4: Compiti Non importanti, Non Urgenti, da cancellare. Per esempio attività solo divertenti o inutili.

Esaminiamoli uno alla volta.

Il Quadrante 1 include ciò che è al tempo stesso urgente e importante. Tutti abbiamo alcune attività da Quadrante 1 nella nostra vita, ma se esse diventano troppe e addirittura prevalgono nella nostra giornata, finiscono con essere un problema.

Questa è la situazione che crea i così detti “manager della crisi”, persone costrette ad avere la testa sempre sui problemi. È il cane che si morde la coda: poiché sono impegnate totalmente sui problemi, non riescono a dedicare tempo e attenzione ai compiti del Quadrante 2, (cioè a quelli importanti ma non urgenti), che sono anche quelli che nel medio/lungo periodo permettono di evitare i problemi.

Spesso l’unica via di uscita che i “manager della crisi” trovano è quella di ripararsi nelle attività non importanti e non urgenti del Quadrante 4.

Ci sono poi altre persone che spendono tanto tempo sulle cose urgenti ma non importanti del Quadrante 3 e che credono di essere nel Quadrante 1.

Esse passano il loro tempo reagendo a cose che sono urgenti credendo che siano anche importanti. Ma la realtà è che l’urgenza di tali cose è spesso basata sulle priorità e le aspettative di altri e quindi essi sono destinati a non trarre alcun vantaggio dalla loro attività.

Quelli che spendono il loro tempo quasi esclusivamente nei Quadranti 3 e 4 in realtà vivono vite irresponsabili.

Chi è efficiente si tiene lontano dai Quadranti 3 e 4 perché – urgenti o no – le questioni non sono importanti.

Il Quadrante 2 è il cuore di una efficiente gestione personale.

Come abbiamo già detto, ha a che vedere con cose che non sono urgenti ma sono importanti.

Gestisce la creazione di relazioni, la descrizione di missioni personali, la pianificazione di lungo termine, la manutenzione preventiva, tutte cose che sappiamo di dover fare ma che non sempre vengono fatte perché non sono urgenti.

LESSON LEARNED

Con questa matrice in mente chiedetevi ora a quale Quadrante voi appartenete.
Probabilmente siete situati nel Quadrante 2: purtroppo però le cose che fate sono importanti ma non urgenti, e poiché non sono urgenti talvolta finirete col trascurarle. Eppure quelle cose, se riusciste a farle, potrebbero avere un tremendo effetto positivo sul vostro successo.

Bene, spero di avere aumentato la vostra saggezza. Purtroppo la saggezza non è tutto!

Ricordate queste parole di David Starr Jordan, il famoso naturalista americano: